Das Digitale Büro

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Das digitale Büro

Unabhängig sein und von überall aus Arbeiten zu können ist der Traum vieler Digital Natives. Gerade, wenn du als Gründer eines Startups viel unterwegs bist, brauchst du eine Software, die dich nicht im Stich lässt. Eine Möglichkeit, um digital überall arbeiten zu können nennt sich ECM und ist sowas wie die Allzweckwaffe für ein digitales Büro. Doch was ist eigentlich ein digitales Büro und was muss ich dabei alles beachten? Diese und weitere Fragen versuche ich, im folgenden Artikel zu beantworten.

Digitales Büro – Was ist das überhaupt?

Kennst du noch die Zeiten, als eine Schreibmaschine auf dem Schreibtisch stand und jeden Morgen eine nette Dame mit einem Aktenwagen durch die Bürogänge schlenderte, um Aktenordner und andere Unterlagen zu verteilen? Das ist in vielen Büros längst Vergangenheit. Heute werden Akten und Dokumente digital versendet und aufbereitet. Rechnungen sind digital archiviert und Konferenzen werden gern auch mal via Skype oder andere Systeme durchgeführt. Das digitale Büro wird zunehmend papierloser und setzt auf Big Data, Clouds und intelligente Softwarelösungen. Das Gute daran: Das digitale Büro ist ortsunabhängig und lässt sich auch zuhause einrichten.  Für ein digitales Büro brauchst nur einen Laptop, eine (schnelle) Internetverbindung und die passende Software. Das Büro trägst du quasi mit dir herum. Du arbeitest frei und könntest theoretisch auch am Pool eines Hotels in Frankreich arbeiten.

Was muss man beim digitalen Büro beachten?

Dein Laptop braucht zum Hochfahren eine gefühlte Ewigkeit und du empfängst Daten nur in Modem-Qualität? Dann solltest du dir das mit dem digitalen Büro nochmal genauer überlegen. Denn digital zu arbeiten bedeutet auch, eine schnelle Internetverbindung und einen flotten Rechner zu besitzen. Das sind fast schon die primären Voraussetzungen für ein digitales Büro. Du fragst dich jetzt, warum das so wichtig ist? Stell dir einmal vor, du loggst dich von unterwegs in dein System ein (beispielsweise ein ECM-System), und du hast eine sehr schlechte Internetverbindung. Wie willst du dort Dokumente bearbeiten oder versenden? Und was, wenn du dringend eine Mail lesen musst aber dein Laptop 30 Minuten für das Öffnen der Mail braucht? Du wirst einsehen, dass das nicht nur Zeit, sondern auch Geld kostet. Daher ein wichtiger Rat: Wenn du dir ein digitales Büro einrichten möchtest, müssen die Grundvoraussetzungen stimmen. Und dazu gehören die richtigen Hardwarevoraussetzungen für ein produktives Arbeiten. Ebenso wichtig ist ein sicheres Backup-System, um wichtige Daten zu archivieren. Wird dir mal dein Laptop gestohlen, kannst du über die Cloud mit einem anderen Rechner auf die Daten zugreifen und weiterhin am Erfolg deines Startups arbeiten.

Welche Probleme können beim digitalen Büro auftreten?

Jede Arbeitsweise und jede Technik haben neben seinen Vorteilen natürlich auch Nachteile. Beim digitalen Büro ist die orts- und teamunabhängige Arbeitsweise ein großer Pluspunkt. Allerdings macht man sich damit immer verfügbar. Stell dir vor, du bist im Urlaub und dein Chef verlangt von dir, mal eben kurz eine Bilanz rauszusuchen. Im herkömmlichen Büro würde das nicht so einfach gehen, weil sich dieses Dokument in der Regel im Büro befindet und du dich im Urlaub eventuell 2.000 Kilometer entfernt aufhältst. Hättest du dein Laptop oder Tablet dabei, könntest du diese Bilanz raussuchen. Du machst dich durch das digitale Büro immer verfügbar und bist auch dann der Ansprechpartner, wenn du längst aus dem Büro raus bist. Auch am Wochenende oder spät abends kann dir das passieren. Die Arbeitszeiten weichen sich auf und das Arbeiten wird jederzeit und überall möglich. Auch nach Feierabend. Ein weiterer Nachteil ist die Abhängigkeit zur digitalen Technik. Wenn dein Laptop seinen Geist aufgibt oder die Software Probleme bereitet, kannst du nicht arbeiten. Ohne diese Technik, bist du handlungsunfähig. Sei dir deshalb immer bewusst, dass ein digitales Büro eine gewisse digitale Abhängigkeit fördert. Du siehst: Ein digitales Büro kann durchaus auch Nachteile mit sich bringen.

Womit lässt sich das digitale Büro umsetzen?

Vielleicht hast du ja jetzt Lust bekommen, dir ein eigenes digitales Büro einzurichten? Das geht mit zahlreichen Tools recht schnell und kostengünstig. Für eine effiziente Kommunikation eignen sich zum Beispiel Skype und Slack sowie ein ECM, mit dem du von überall auf deine Daten zugreifen kannst. Ich nutze seit einiger Zeit das Enterprise Content Management-System – kurz ECM – von SER. Die Software ist recht komplex aber dafür sehr nützlich. Es gibt noch viele andere Anbieter in diesem Bereich. Vergleiche am besten die gängigen ECM-Systeme und entscheide für dich, welches System am besten zu deinen Ansprüchen passt.

Fazit

Ein digitales Büro ist gerade dann eine gute Sache, wenn man viel unterwegs ist und agil und schnell auf Prozesse reagieren muss. Mit nur wenigen Klicks hat man alle wichtigen Daten, Mails und Rechnungen auf dem Bildschirm. Vorbei sind die Zeiten, in denen man mühevoll Aktenordner heraussuchen musste oder eine Rechnung nicht auffindbar war. Auch das standortunabhängige Arbeiten wird mithilfe des digitalen Büro erheblich vereinfacht. In der Zukunft ist es nicht mehr wichtig, wo du arbeitest, sondern eher, wie du deine Arbeit organisierst und wie schnell du auf deine Daten Zugriff hast. Das digitale Büro ist gerade für Gründer eine spannende Sache und wird unsere zukünftige Arbeitsweise beeinflussen. Mit der richtigen Software wird das digitale Büro Wirklichkeit.

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Was denkst du über die Idee eines digitalen Büros? Nutzt du eventuell schon ein ECM-System? Lass es mich wissen und schreibe unter diesem Artikel einen Kommentar. Ich bin gespannt auf dein Feedback

Johannes Brümmer ist studierter Medienwissenschaftler sowie freier Texter und lebt in Köln. In seiner Freizeit beschäftigt er sich mit Themen aus den Bereichen E-Commerce, IT und Social Media.

 

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