Der Wandel zum papierlosen Büro – langsamer als erwartet

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Das papierlose Büro soll Unternehmen von der wichtigen aber umweltbelastenden Ressource unabhängig machen und den Arbeitsalltag erleichtern. Dennoch geht es auf dem Weg zum Arbeitsalltag ohne Papier in Deutschland nur schleppend voran. Welche Gründe hat es, das Menschen immer noch am Papier festhalten und wie kann der Transfer zu digitalen Dokumenten, Unterlagen, Rechnungen und Co. vorangetrieben werden?

Wunsch und Realität driften auseinander

Das Marktforschungsunternehmen IDC ermittelte im Jahr 2014 nach einer Umfrage, dass etwa 49 Prozent aller Dokumente in deutschen Unternehmen aus Papier bestehen. Grundsätzlich ist das bereits ein hoher Anteil – und eine erfreuliche Entwicklung für unsere Umwelt.

Dennoch kommt es nach einer wiederholten Befragung zwei Jahre später zu folgendem Ergebnis: der Papierbestand ist in dieser Zeitspanne in deutschen Büros nur um zwei Prozentpunkte gesunken. Nach Prognosen von Befragten aus dem Jahr 2014 ein enttäuschendes Ergebnis. So wurde erwartet, dass heutzutage mehr als 60 Prozent der Unternehmensdokumente in papierloser Form bestehen.

An mangelndem Willen liegt der schleichende Wandel allerdings nicht. Bei der Befragung der IDC gaben neun von zehn Unternehmen an, das Potenzial von Programmen zur digitalen Dokumenten- und Papierverwaltung zu erkennen und sich den Einsatz solcher Systeme in ihrem Unternehmen vorstellen zu können. Wunsch und Realität des papierlosen Büros in Deutschland scheinen also auseinander zu gehen.

Papierverbrauch: Rückgang aufgrund der Digitalisierung bleibt aus

Zwischen 1950 und 2000 stieg der deutsche Papierverbrauch kontinuierlich an. Während dem Einsetzen der Digitalisierung um die Jahrtausendwende befürchteten die Papierproduzenten einen Rückgang des Verbrauchs – der jedoch ausblieb. So hielt sich der Papierverbrauch auf einem konstanten Niveau von etwa 20 Millionen Tonnen pro Jahr und stagnierte seit 2000.

Ähnlich sieht es bei dem Verbrauch von Büropapier aus, was die Papierfabriken erfreuen sollte. Nach dem Verband der deutschen Papierfabriken sind Information auf Papier schnell greifbar, leicht zu reproduzieren und überall nutzbar. Wird der faserige Werkstoff daher auch künftig einen festen Platz im deutschen Büroalltag haben?

 

 

Angestellte und Kunden halten am Papier fest

Die IDC-Befragung kam zu dem Ergebnis, dass sich jeder dritte Angestellte Papier am Arbeitsplatz wünscht – bei Geschäftskunden war es sogar jeder zweite. Auch viele Kunden bevorzugen Lieferscheine und Rechnungen in manueller Form.

Liegt es vielleicht daran, dass Menschen etwas Greifbares und Verlässliches bevorzugen – wie Papier? Eine mögliche Erklärung für den langsamen Wandel, der bisher eher in Richtung papierarmes Büro geht. Doch neben dieser Erklärung gibt es weitere Gründe, die das Konzept des „papierlosen Büros“ in die ferne Zukunft rücken lässt.

Sicherheitsbedenken und Umgang mit digitalen Anwendungen

Laut dem Fraunhofer Institut sind der großen Mehrheit der deutschen Angestellten Softwareanwendungen und Computer zu umständlich, um die alltäglichen Dokumente zu verwalten und abzuspeichern. Stattdessen setzen sie lieber weiterhin auf Papier. Zudem bräuchten viele Mitarbeiter Schulungen, um effektiv mit den Tools arbeiten zu können, was für das Unternehmen ein weiterer Kostenfaktor wäre.

Hinzu kommen Bedenken im Bereich Sicherheit, die den Wandel ausbremsen. Die Angst vor Datenverlust ist ein entscheidender Faktor, warum sich viele Unternehmen vor einem komplett papierlosen Büro scheuen. Denn ein digitales System muss darauf ausgelegt sein, selbst bei Ausfällen und Cyberangriffen wertvolle Daten zu sichern.

Im Informationszeitalter, in dem gezielt Hackerangriffe auf Unternehmen gerichtet werden, ist das eine schwierige Herausforderung für die eigene IT-Abteilung und IT-Infrastruktur. Ein Beispiel aus der Praxis ist hier die Erpressersoftware Locky: der Trojaner verschlüsselt die Nutzerdaten auf infizierten Rechnern und fordert anschließend ein Lösegeld für die Entschlüsselung.

Auch bei den gesetzlichen Vorgaben gibt es Unsicherheiten bei dem papierlosen Büro. Einige Behörden haben zwar bereits damit begonnen, Prozesse und Unterlagen zu digitalisieren, jedoch werden bei Gerichten und Behörden bestimmte Dokumente nur in Papierform akzeptiert. Hier wird sich auf klassische Sicherheitsfaktoren wie Wasserzeichen, Siegel und Schnüre verlassen.

Als weiterer Faktor kommt hinzu, dass sich die Regelungen nicht nur außerhalb von Deutschland, sondern auch von Bundesland zu Bundesland unterscheiden können. Notarielle Beglaubigungen, Arbeitsverträge, Urkunden und Co. werden teils in digitaler, teils in Papierform benötigt.

Digitalisierungsstrategie: Verantwortlichkeit muss feststehen

In vielen Unternehmen fehlt eine klare Verantwortlichkeit, wie die Digitalisierungsstrategie realisiert werden soll. Um das papierlose Büro und die Digital Transformation im Betrieb voranzutreiben, wird daher eine Person benötigt, die sich um die Anforderungen, Potenziale und Ziele in diesen Bereichen kümmert. Bei einem Großteil von Dax-Konzernen gibt es für diese Aufgaben bereits die Position des Chief Digital Officers.

Aber auch in kleinen Unternehmen kann sich ein digitaler Verantwortlicher lohnen, der nicht aus der Chefetage stammen muss. Auf diese Weise können Entscheidungen über die notwendigen Tools getroffen und der Mitarbeiterpool in diese eingewiesen werden – dann kann sich der Wandel beschleunigen.

Der digitale Wandel scheint bei vielen deutschen Unternehmen nahezu bei dem papierarmen Büro stehen geblieben zu sein. Dennoch muss es sich bei dem papierlosen Büro nicht um Zukunftsmusik handeln. Ein Beispiel ist hier der IT-Betrieb Decos aus den Niederlanden, der komplett auf Papier verzichtet. Wünscht ein Kunde eine Rechnung auf Papier, so kriegt er diese digital zugeschickt und kann sie sich selber ausdrucken. Ein geschicktes Konzept, dass auch in Deutschland funktionieren kann. Wer eine Zettelwirtschaft wünscht, kann sie sich selber anlegen.

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