Rechnungsvorlage – Vor- und Nachteile

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Was ist eine Rechnungsvorlage?

Wenn Du Dich erfolgreich selbstständig gemacht hast kommt der Zeitpunkt, an dem Du Deine erste Rechnung schreiben musst. Hier zeigt sich schnell, dass es einiges zu beachten gibt, wenn eine Rechnung erstellt wird.

Zahlreiche Vorgaben regeln, was genau alles auf der Rechnung angeführt werden muss, damit diese auch wirklich rechtsgültig ist. Um hier nichts zu vergessen, bieten sich Rechnungsvorlagen an. Diese können etwa in Word oder Excel erstellt werden und müssen dann in weiterer Folge nur individuell angepasst werden, während einige Bestandteile fix auf der Rechnung bleiben können.

Das klingt erstmal einfach, doch Vorsicht, denn es gibt einige Stolpersteine zu beachten. Welche Pflichtbestandteile auf jeder Rechnung vorhanden sein müssen, ist im § 14 des Umsatzsteuergesetzes geregelt. Diese Punkte sind:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Lieferanten oder Leistungserbringers sowie des Unternehmens, das die Ware oder Leistung erhält
  • Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
  • Fortlaufende, eindeutig identifizierbare Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Leistungszeitraum oder Lieferzeitpunkt, mit Hinweis auf Folgen bei einer Lieferverzögerung
  • Beschreibung der Ware oder der Leistung
  • Menge der Ware oder Leistung
  • Nettopreis, Steuersatz und Gesamtpreis
  • Informationen über sonstige vereinbarte Zahlungen wie beispielsweise Rabatte oder Skonti

Diese Punkte sind für Unternehmen relevant, die umsatzsteuerpflichtig sind. Bei Kleinunternehmern gibt es weniger Pflichtbestandteile auf Rechnungen, doch auch hier ist es wichtig, dass keine relevanten Daten fehlen. Insbesondere muss auf die Kleinunternehmerrechnung der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.

Rechnung schreiben kostenlos – aber wie?

Grundsätzlich musst Du für jede erbrachte Leistung, für die Du eine entsprechende Zahlung erhältst, auch eine Rechnung schreiben. Dabei spielt es keine Rolle ob Du Kleinunternehmer oder Aktiengesellschaft bist. Die Pflicht zur korrekten Rechnungserstellung umfasst also alle unternehmerisch tätigen Personen gleichermaßen. Du solltest nie vergessen einen Beleg für eine erbrachte Leistung oder gelieferte Ware auszustellen, denn das kann zu heftigen Konsequenzen bei einer Prüfung durch das Finanzamt führen.

Rechnungsvorlagen in Word und Excel

Wenn Du erst kurze Zeit selbstständig tätig bist und überlegst, wie Du zukünftig Deine Rechnungen schreiben und verwalten möchtest, denkst Du sicher schnell an Word- und Excel-Dateien.

 

Beispiel-Rechnung
Beispiel-Rechnung

Rechnungsvorlagen als Word-Dateien sind für die meisten einfachen Rechnungen völlig ausreichend. Wenn Du jedoch umfangreiche Rechnungen ausstellen möchtest, auf denen zahlreiche Positionen aufgelistet sind, dann kann eine Excel-Rechnungsvorlage vorteilhaft sein. Hier sind schnelle Berechnungen möglich und in tabellarischer Form gelingt es auch größere Datenmengen übersichtlich zu strukturieren.

Grundsätzlich gibt es auch PDF-Vorlagen die bearbeitbar sind, wobei Du Dir mit diesen Vorlagen eher eine Design-Inspiration holen kannst. Für die konkrete Weiterverwendung von Rechnungsvorlagen sind Muster, die als Word- oder Excel-Dateien verfügbar sind, deutlich besser geeignet.

Warum ist eine Rechnungsvorlage sinnvoll?

Der größte Vorteil bei der Nutzung von Rechnungsvorlagen ist die Zeitersparnis. Nur noch einige Daten in eine bereits bestehende Vorlage eintragen ist wesentlich schneller erledigt, als immer einzeln neue Rechnungen zu schreiben. Das Verfassen von Rechnungen setzt auch die Rücksichtnahme auf gesetzliche Vorgaben voraus. So gibt es Rechnungsbestandteile, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Diese dürfen auf der Rechnung keinesfalls fehlen, sonst zieht das womöglich jede Menge rechtliche Schwierigkeiten und Ärger mit dem Finanzamt nach sich.

Eine gute Rechnungsvorlage, auf der alle Pflichtbestandteile einer Rechnung schon eingefügt sind, reduziert somit das Risiko einen der Punkte bei der Rechnungserstellung zu vergessen.

Die beiden Hauptargumente, die für die Verwendung von Rechnungsvorlagen sprechen, gleich ob als Word- oder Excel-Datei, sind somit:

  • Zeitersparnis – nur Platzhalter müssen ersetzt werden
  • Pflichtangaben werden nicht vergessen

Allein schon aus diesen Gründen sind Rechnungsvorlagen bei Unternehmen aller Größen sehr beliebt. Doch bei allen Vorteilen gibt es trotzdem auch negative Aspekte, die es zu beachten gilt.

Hat eine Rechnungsvorlage auch Nachteile?

Der große Knackpunkt bei der Verwendung von Rechnungsvorlagen ist, dass diese nicht GoBD-konform sind. Die zentralen GoBD-Punkte zielen darauf ab, dass Manipulationen unmöglich sind und der Datenschutz an Bedeutung gewinnt. Wichtige Kernelemente sind:

  • Richtigkeit
  • Vollständigkeit
  • Ordnung
  • Fälschungssicherheit

Ganz streng genommen, kann die Verwendung von Vorlagen auch GoBD-konform sein. Das ist immer dann der Fall, wenn Du mit einer echten Vorlage arbeitest, also mit einer Eingabemaske. Die Rechnung wird in weiterer Folge ausgedruckt und postalisch versendet, aber nicht elektronisch gespeichert. Wenn Du diesen Ablauf einhältst, gibt es keinerlei Schwierigkeiten. Der Grund dafür ist, dass der Fiskus die Ansicht vertritt, dass ein elektronisches Dokument erst durch die Abspeicherung des Dokuments entsteht.

Das Problem ist also, dass elektronisch gespeicherte Word- und Excel-Dateien theoretisch jederzeit verändert werden könnten. Genau das ist jedoch verboten, denn es darf kein Zweifel an der Originalität von steuerlich relevanten Dokumenten aufkommen können.

Folgen nicht GoBD-konformer Rechnungen

Im schlimmsten Fall könnte das Finanzamt Deine Rechnungen in weiterer Folge nicht anerkennen und die Steuerklärung ablehnen. Außerdem würde der Gewinn des Unternehmens geschätzt werden. All das geht mit massiven Nachteilen einher. Dementsprechend musst Du selbst bewerten, ob Du das Risiko einer nicht GoBD-konformen Vorgehensweise wirklich in Kauf nehmen möchtest.

Individuelle Nachteile und mögliche Fehlerquellen

Weitere Nachteile können sein, dass nicht alle Vorlagen vollständig anpassbar sind. Du kannst der Vorlage damit keinen individuellen Touch verleihen. Außerdem bleibt das Risiko, dass du bei den Punkten, um die Du Dich weiterhin jedes Mal einzeln selbst kümmern musst, Fehler unterlaufen. So könntest Du etwa vergessen die fortlaufende Rechnungsnummer auszubessern und Rechnungen mit falschen Nummern versenden.

Alternative Möglichkeiten zur Rechnungserstellung

Du bist weder von den Vorlagen, noch von der GoBD-konformen Vorgehensweise überzeugt? Dann haben wir noch weitere Vorschläge für Dich, wie Du Deine Rechnungen schnell und unkompliziert erstellen kannst.

Kostenloser Online-Rechnungsgenerator

Wer auf Nummer sicher gehen möchte und hinsichtlich der GoBD kein Risiko eingehen will, kann sich nach anderen Optionen zur schnellen und einfachen Erstellung von Rechnungen umsehen. Eine solche Möglichkeit ist etwa ein kostenloser Rechnungsgenerator.

Bei diesem Tool kannst Du einfach alle relevanten Daten eintragen und schon entsteht eine vollständige, korrekte Rechnung die genaue Deinen Eingaben entspricht und allen rechtlichen Vorgaben nachkommt. Du wirst zur Erstellung dank der intuitiven Bedienungsmöglichkeiten dieses kostenlosen Rechnungsgenerators schnell eine fertige Rechnung vorliegen haben.

Etwas schwieriger wird es, wenn Du sehr viele Rechnungen erstellst. In diesem Fall ist es vielleicht etwas zu umständlich, jede einzelne Rechnung über den Online-Rechnungsgenerator erstellen zu lassen.

Buchhaltungsprogramme als Alternative

Rechnungsvorlagen funktionieren meist bis zu dem Zeitpunkt gut, an dem mehr Professionalität nötig wird. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn die Buchhaltung sonst zu chaotisch wird oder wenn zu häufig Fehler bei der manuellen Bearbeitung der Rechnungsvorlage geschehen. Ein weiterer Gedanke kann sein, die gesamte Buchhaltung über ein zentrales Software-Tool steuern zu wollen. In all diesen Fällen bieten sich Buchhaltungsprogramme an.

Die Vorteile von Buchhaltungsprogrammen liegen dementsprechend auf der Hand. Du erstellst alle Belege an einer zentralen Stelle und hast stets sämtliche relevanten Daten an einem Ort. Neue Rechnungen können automatisiert generiert werden, wodurch Fehler dementsprechend vermieden werden. Dazu kommt, dass auch weitere Vorgänge direkt über die Software erledigt werden können, etwa die Erstellung von entsprechenden Zahlungserinnerungen und Mahnungen.

Auf der Contra-Seite der Buchhaltungssoftware steht, dass diese – im Gegensatz zu Rechnungsvorlagen – nicht kostenlos ist. Typischerweise lohnt sich die geringe Investition allerdings schnell, denn fehlerhafte Rechnungen können teuer werden, ganz zu schweigen von Chaos in der gesamten Buchhaltung.

Rechnungsvorlagen verwenden – Fazit

Rechnungsvorlagen, gleich ob als Word- oder Excel-Dateien, können gerade für kleine Unternehmen sehr praktisch sein. Kostenlose Rechnungsvorlagen sind online verfügbar und sparen zusätzlich Zeit. Allerdings besteht bei der Verwendung von Vorlagen oftmals auch das Risiko, Probleme hinsichtlich der GoBD-Konformität zu bekommen. Hier ist penibel darauf zu achten, einen korrekten Vorgang sicherzustellen, damit die Rechnungen auch tatsächlich vom Finanzamt anerkannt werden und es nicht das böse Erwachen im Zuge einer Prüfung gibt.

Ob Du Dich für Rechnungsvorlagen in Word- oder Excel-Format entscheidest, hängt stark davon ab, wie umfangreich Deine Rechnungen sein müssen. Rechnungen mit vielen Einzelposten lassen sich in Excel besser abbilden, simple Belege können auch in Word verfasst werden.

Professionelle Buchhaltung betreibst Du, wenn Du direkt solide Buchhaltungsprogramme verwendest. Diese sind zwar mit geringen Kosten verbunden, bieten dafür aber auch viele Vorteile, wie etwa die zentrale Ablage aller Dokumente und die entsprechende Übersichtlichkeit aller Vorgänge rund um Deine Buchhaltung. Nicht nur für etablierte Unternehmen ist ein Buchhaltungsprogramm die bessere Lösung, auch viele Start-Ups und Kleinunternehmen entscheiden sich für diese Variante, da eine spätere Umstellung der Buchhaltung weg von Rechnungsvorlagen hin zur professionellen Software, wieder mit zusätzlichem Aufwand verbunden ist.

Wer es ganz alternativ versuchen möchte, kann auch Online-Tools verwenden, die automatisch, mit Schritt für Schritt Anleitungen, bei der Rechnungserstellung helfen. Diese Option solltest Du jedoch nur wählen, wenn die Anzahl Deiner Rechnungen gering ist.

Plane also am besten gut, wie Du zukünftig Deine Rechnungen erstellen möchtest und behalte dabei auch das große Ganze, sprich die gesamte Buchhaltung, im Auge, um ein möglichst sicheres, unkompliziertes System für Dein Unternehmen aufzubauen.

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