Virtuelle Meetings effektiv gestalten

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Meetings sind in Unternehmen aller Größen und Formen allgegenwärtig. Physische Zusammenkünfte werden heute jedoch immer mehr durch virtuelle Team-Besprechungen ergänzt oder sogar ersetzt.

Das Ausführen von und Teilnehmen an effektiven virtuellen Meetings gestaltet sich durch das Fehlen einer „physischen“ Präsenz aber schwieriger, als vielen bewusst ist. Hier erfahren Sie, wie Sie ein erfolgreiches virtuelles Meeting durchführen.

Generelle Hinweise

Vorab gilt es einige Dinge zu beachten, wenn man sich dafür entscheidet, virtuelle Meetings im Unternehmen einzuführen. Das liegt daran, dass es im Vergleich zu Vor-Ort-Besprechungen einige bedeutende Unterschiede gibt.

Die Aufmerksamkeitsspanne ist je nach Individuum sehr unterschiedlich. Den meisten Menschen fällt es schwer, während eines stundenlangen Meetings aufmerksam zu bleiben. Vor allem wenn Menschen an einem Tag mehrere Besprechungen haben, kann sich das massiv auf die Aufnahmefähigkeit auswirken.

Da Sie die meisten Menschen vom Hals an aufwärts sehen, können Sie die Körpersprache nicht vollständig lesen. Dies kann es schwierig machen zu sagen, wie Personen Informationen empfangen und auf diese reagieren.

Studien haben gezeigt, dass Menschen in virtuellen Besprechungen eher passiver sind als in persönlichen Interaktionen.

Die Vorbereitung

Agenda

Es ist leicht, während Meetings die Konzentration zu verlieren, insbesondere wenn die Teilnehmer nicht physisch vor Ort sind. Indem Sie vorab eine Agenda ausarbeiten und diese zu Beginn mit den Teilnehmern teilen, fördern Sie den Fokus aller Teilnehmer, inklusive Ihrer eigenen.

Als Unterstützung können Sie die Agenda in einer optisch ansprechenden Datei festhalten, um sie als zusätzliche visuelle Option zu verwenden. Wenn die Aufmerksamkeit abnimmt, können Sie die Folie jederzeit wieder als Referenz einsetzen, um den Teilnehmern das Halten der Aufmerksamkeit zu erleichtern.

Anmeldung

Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer vor dem Meeting über die richtigen Log-In-Informationen verfügen. Lassen Sie sie vorab wissen, ob sie eine Anwendung herunterladen müssen, ob für das Meeting ein Kennwort erforderlich ist, und geben Sie Anweisungen für grundlegende Dinge wie Bildschirmfreigabe und Stummschalten von Audio. Wenn Sie oder Ihr Team zum ersten Mal eine virtuelle Besprechung durchführen, sollten Sie zu Beginn der Besprechung mindestens fünf Minuten Zeit für eventuelle Fehlerbehebung einplanen.

Video

Viele Unternehmen bestehen auf Videokonferenzen, da diese im Vergleich zu Meetings ohne visuelle Komponente einige Vorteile bieten:

 

  • Kommunikation ist effektiver, wenn es um nonverbale Hinweise geht. Natürlich ist das, was Sie sagen, wichtig, aber wie Sie es sagen, ist mindestens genauso bedeutend.

 

  • Sie geben Ihrer Stimme ein Gesicht. Es ist nicht länger das Geheimnis der Werbebranche. Menschen reagieren gut auf Gesichter. Gesichtsausdrücke humanisieren Ihre virtuellen Besprechungen, daher ist die Verwendung von Videos in Ihren virtuellen Besprechungen ein Muss.

 

  • Während einige Mitarbeiter ihren gesamten Home-Office-Arbeitstag gerne im Schlafanzug verbringen, erhöht das gelegentliche Verlassen der Komfortzone die Produktivität.

 

Der Start

Stellen Sie sich kurz vor, bedanken Sie sich bei den Teilnehmern für ihre Teilnahme, stellen Sie die Tagesordnung vor und springen Sie anschließend direkt in den Inhalt der anstehenden Besprechung.

Je schneller Sie mit den eigentlichen Inhalten des Meetings beginnen, desto unwahrscheinlicher ist es, dass die Gedanken der Teilnehmer abschweifen. Es drückt auch den angemessenen Respekt für die Zeit der einzelnen Teilnehmer aus, möglichst schnell zum Punkt zu kommen.

Die Durchführung

Eine der größten Herausforderungen bei virtuellen Besprechungen besteht darin, dass es den Teilnehmern schwer fällt, sich zu engagieren und Beiträge zu leisten. Die Aufgabe des Moderators ist es, sicherzustellen, dass alle Teammitglieder genügend Gelegenheit haben, sich zu äußern.

Wenn Menschen eingebunden werden, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie abgelenkt werden. Einige Meeting-Plattformen verfügen über eine Funktion, mit der Benutzer ihre Hände virtuell als Antwort auf Fragen „heben“ können, oder Sie können integrierte soziale Medien verwenden, um das Engagement zu verbessern.

Die Teilnehmer sollten Ihnen und einander vertrauen. Sie möchten eine einladende Umgebung schaffen, in der die Teilnehmer das Gefühl haben, um Hilfe bitten, Bedenken äußern und miteinander sprechen und zusammenarbeiten zu können.

Sie können virtuelle Beziehungen fördern, indem Sie Aktivitäten in kleinen Gruppen festlegen, die Menschen dazu ermutigen, sich konstruktiv miteinander zu beschäftigen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie ein Team haben, das sich regelmäßig virtuell treffen und kommunizieren muss.

Ein Bericht auf wissenschaft.de beinhaltet in diesem Zusammenhang einige wertvolle Informationen darüber, wie Humor die Kommunikation und Zusammenarbeit, während Besprechungen und Veranstaltungen effektiver machen.

Im Anschluss

Damit ein Meeting effektiv ist, muss jede Person ein klares Ziel verfolgen. Die wichtigsten Dinge, die in diesem Zusammenhang jeder wissen muss, sind:

 

  • Was sind die Ergebnisse und nächste Schritte?
  • Wer ist für die Nachverfolgung der einzelnen Punkte oder Aufgaben verantwortlich?
  • Wann muss die Nachbearbeitung abgeschlossen sein?
  • Wann findet das nächste Meeting statt?

 

Außerdem sollten wir nicht vergessen, dass ein wichtiger Teil der Nachverfolgung von Besprechungen darin besteht, ein Feedback von den Teilnehmern einzuholen. Dadurch erhalten Sie möglicherweise zahlreiche Ideen, wie Sie zukünftige Besprechungen für alle Beteiligten noch integrativer und effizienter gestalten können.

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