GoBD-konforme Rechnungen erstellen – Worauf muss ich achten?

Während Du noch vor wenigen Jahren Rechnungen mit Excel oder Word erstellen konntest, ist dies seit 2017 nicht mehr zu empfehlen.

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Während Du noch vor wenigen Jahren Rechnungen mit Excel oder Word erstellen konntest, ist dies seit 2017 nicht mehr zu empfehlen. Seither müssen alle Rechnungen den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, entsprechen.

Was das genau bedeutet und worauf Du unbedingt achten musst, erfährst Du hier.

Wer ist betroffen?

Von den GoBD-Richtlinien sind vor allem Kleinunternehmer betroffen, insbesondere jedoch Einzelhändler sowie Gastronomen mit elektronischen Kassensystemen. Um zu verhindern, dass Kassenbuchungen manipuliert werden, müssen ab dem 1. Januar 2020 alle elektronischen sowie computergestützten Kassen über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügen.

Die GoBD und ihre Anforderungen

Laut den GoBD müssen alle Geschäftsdokumente Deines Unternehmens, die Du für die Steuererklärung beim Finanzamt einreichst, folgende Kriterien erfüllen:

  1. Richtigkeit
  2. Vollständigkeit
  3. Zeitgerechtheit
  4. Nachprüfbarkeit
  5. Nachvollziehbarkeit
  6. Unveränderbarkeit
  7. Ordnungsmäßigkeit

Gesetzliche Regelungen über den Inhalt, die Form oder den Umfang der einzureichenden Geschäftsunterlagen sind nicht in den Grundsätzen festgelegt. Eine ausführliche Zusammenfassung aller wichtigen Informationen zu den GoBD hat lexoffice hier aufgeführt.


Warum ist eine Rechnung mit Excel oder Word nicht mehr zu empfehlen?

Im Endeffekt geht es bei den GoBD darum, dass sämtliche Dokumente, so auch Rechnungen, ordnungsgemäß erstellt und aufbewahrt werden müssen. Entscheidend ist, dass das Format dabei nachträglich nicht mehr verändert werden kann.

Bei Rechnungsvorlagen, die mit Word oder Excel erstellt wurden, ist dieser Faktor nicht gewährleistet. Mit dieser Regelung möchte das Bundesfinanzministerium gezielt gegen Steuerhinterziehung vorgehen.


Was passiert, wenn meine Rechnungen nicht den GoBD entsprechen?

Wenn Betriebsprüfer feststellen, dass Rechnungsdokumente nicht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen, kann es entweder zu einer Steuerschätzung kommen oder der Vorsteuerabzug wird nicht angerechnet.

Gerade bei Startups, die am Anfang sehr viele Investitionen haben, sind das beträchtliche Summen. Auch wenn Du Deine Buchhaltung an den Steuerberater überträgst, trägst Du als Unternehmer im Zweifelsfall die Verantwortung dafür, dass alle Richtlinien der GoBD eingehalten werden.

Wie kann ich Rechnungen GoBD-konform erstellen?

Am einfachsten geht es mit einem Softwareprogramm. Dieses ermöglicht Dir in wenigen Schritten eine Rechnung zu schreiben, die allen Anforderungen der GoBD gerecht wird. Mit einem Rechnungsprogramm hast Du außerdem die Möglichkeit, Dein individuelles Rechnungs-Layout zu erstellen.

Damit verleihst Du Deinem Unternehmen Wiedererkennungswert. Außerdem ist bei vielen Softwareprogrammen keine Installation mehr notwendig. Stattdessen kannst Du Dich über den Internetbrowser direkt ins Programm einloggen.


Vorteile einer Rechnungssoftware

  • Sichere Methode, um einfach und schnell Rechnungen zu erstellen
  • Vorkenntnisse sind nicht erforderlich
  • Du kannst Angebote mit nur wenigen Klicks in Rechnungen umwandeln
  • Du erhältst eine Übersicht über alle Einnahmen, Ausgaben sowie offenen Rechnungen
  • Ein modernes Layout ist individuell auswählbar
  • Wechsel ohne Probleme zwischen Brutto- und Netto-Rechnungen hin und her
  • Gebe Deine archivierten Rechnungen direkt im Programm für Deinen Steuerberater frei
  • Durch regelmäßige automatische Software-Updates bist Du stets auf dem aktuellen Stand
  • Eine Cloud-Lösung ermöglicht Dir von zu Hause oder unterwegs Rechnungen zu schreiben

Fazit: Um Fehler zu vermeiden, Zeit zu sparen und immer up-to-date zu sein, empfehlen wir eine Rechnungssoftware. Achte bei der Wahl der Software darauf, dass diese vom Finanzamt anerkannt ist, denn nur damit kannst Du sichergehen, dass diese auch GoBD-konform ist.

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