Lohnabrechnung in Start-ups: notwendige Aufgaben effizient lösen

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Mit der Existenzgründung kommen auf den Unternehmer, neben dem Kerngeschäft, einige unbeliebte, jedoch wichtige Aufgaben zu. Zu den gesetzlich vorgeschriebenen gehört die Lohnabrechnung. In größeren Firmen beschäftigen sich ausgebildete Personalfachkräfte mit der Abrechnung. Für Start-ups stellt sich die Frage, ob sie selbst aktiv werden oder externe Hilfe einschalten. Um die Frage zu beantworten, ist Information der erste Schritt.

Was Sie über Lohnabrechnungen wissen sollten

Jeder Arbeitgeber ist in Deutschland verpflichtet, seinen Arbeitnehmern eine nachvollziehbare Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung zur Verfügung zu stellen. Die beiden Abrechnungen unterscheiden sich in der Ermittlung der Bruttobezüge. Gehaltsempfänger erhalten eine feste Vergütung, unabhängig von der geleisteten Stundenzahl. Die Mindestarbeitszeit ist in diesen Fällen im Arbeitsvertrag geregelt. Wird das Einkommen auf Stundenbasis abgerechnet, muss eine Lohnabrechnung erstellt werden.

Inhaltlich folgt die Lohnabrechnung folgendem Aufbau:

  • Kopfdaten (Name und Anschrift von Arbeitnehmer und Arbeitgeber, Geburtsdatum des Mitarbeiters, Vertragsbeginn, Steuer- und Sozialversicherungsdaten, ggf. Urlaubskonto)
  • Ermittlung des Bruttoeinkommens (einschließlich geldwerter Vorteile und Sachbezüge, vermögenswirksamen Leistungen, Zuschlägen und Zulagen, gegebenenfalls betriebliche Altersvorsorge)
  • Ermittlung des Nettoeinkommens (Als Bemessungsgrundlage dient das Bruttoeinkommen für die Berechnung der Abzüge: Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer sowie die Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Arbeitslosenversicherung und Rentenversicherung)
  • Berechnung des Auszahlungsbetrages (Nettoeinkommen abzüglich Sachbezüge, vermögenswirksame Leistungen, Vorschüsse und Aufwandsentschädigungen)
  • Abschluss (Angabe der Überweisungsdaten für das Nettoeinkommen, Jahresübersicht der kumulierten Werte)

Die erstellten Lohnabrechnungen sind Belege der Buchhaltung und für sie gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Ausgehändigt werden sie, sobald der Lohn fällig ist. So ist der Arbeitnehmer in der Lage, den ausgezahlten Betrag zu prüfen. Darüber hinaus dient die Abrechnung häufig als Einkommensnachweis, wie etwa bei Beantragung eines Kredits.

Wie lassen sich korrekte Lohnabrechnungen erstellen?

Neben der korrekten Lohnabrechnung sind für Gründer eine Reihe von termingebundenen Meldungen zu erledigen. Dazu zählen die Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsnachweise für die Krankenkassen, Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen. Je nach Art der Beschäftigung kommen weitere Meldungen dazu.

Als Existenzgründer sollten Sie sich frühzeitig Gedanken darüber machen, welches Know-how und welche Ressourcen Ihnen für die Lohnabrechnung zur Verfügung stehen.

Die Durchführungswege gliedern sich heute in zwei Bereiche: zum einen die Anschaffung professioneller Software für Lohn- und Gehaltsabrechnung und damit die Abrechnung in Eigenregie. Das notwendige Fachwissen muss dabei unbedingt vor den ersten Abrechnungen vorhanden sein. Schließlich können unkorrekte Abrechnungen negative Folgen und eine außerordentliche Steuerprüfung des Finanzamts nach sich ziehen.
Als Alternative bietet sich das Outsourcing der Lohnabrechnung an. In diesem Fall übernimmt ein Dienstleister sowohl die komplette Lohnabrechnung als auch die erforderlichen Meldungen.

Lohnabrechnung in Eigenregie oder auslagern?

Die Frage kann nicht pauschal beantwortet werden. Die richtige Lösung ist von den individuellen Gegebenheiten im Unternehmen abhängig. Klar ist, dass die Durchführung von Lohnabrechnungen qualifizierten Mitarbeitern überlassen werden sollte. Zusätzlich werden Ressourcen für die laufende Aktualisierung der Daten und der gesetzlichen Regelungen (Rentenversicherung, Krankenversicherung, Arbeitsamt, Lohnsteuer usw.) beansprucht. Interessant ist in diesem Zusammenhang eine Presseinformation der Agentur für Arbeit aus Juni 2020. Danach hatten 90 Prozent der Unternehmen im Zuge der Pandemie erstmalig mit der Abrechnung von Kurzarbeitergeld zu tun. Was heute die fehlende Erfahrung mit Kurzarbeitergeld ist, kann morgen die Umsetzung veränderter steuerlicher Regelungen sein. Daher bedingt der Aufbau und Unterhalt eines eigenen Lohnbüros eine bestimmte Größenordnung, um dies effizient zu unterhalten. Wer sich als Start-up seinem Kerngeschäft widmen möchte und vorerst die Fixkosten niedrig halten will, lagert daher die Lohnabrechnung aus und ist rechtlich auf der sicheren Seite.

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