Handelsregister
Das Handelsregister ist ein öffentlich einsehbares Verzeichnis und gibt eine grundlegende Auskunft über den wirtschaftlichen Zustand aller eingetragenen Unternehmen. Der Eintrag in das Handelsregister ist für selbstständige Kaufmänner, aber auch für Unternehmensformen wie die GmbH, die UG und die OHG Pflicht. Mit der Eintragung in das Handelsregister wird in der Regel auch gleichzeitig dein eigener Firmenname markenrechtlich geschützt.
Im Folgenden erkläre ich Dir was das Handelsregister ist, wie Du dich eintragen lassen kannst und welche Kosten und zusätzlichen Auflagen dich während und nach der Eintragung erwarten. Außerdem werden die Vorteile eines Eintrags in das Handelsregister abgewogen falls die Eintragung für dich lediglich optional sein sollte.
Inhalt
Was ist das Handelsregister?
Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis mit Einträgen zu allen eingetragenen Kaufleuten (sowie OHGs u.ä.) im Bereich des jeweilig zuständigen Amtsgerichts. Das Handelsregister kann von jedem eingesehen werden und stellt wirtschaftliche Informationen zu den eingetragenen Kaufleuten und Unternehmen zur Verfügung. Im Wesentlichen beinhaltet das Handelsregister die Hauptsitzadresse, die Jahresabschlüsse und Bilanzen der jeweiligen Unternehmen. Mittlerweile wird das Handelsregister, auf Grund von EU-Bestimmungen, ausschließlich elektronisch geführt. Dadurch laufen Anmeldung und Registrierung auch ausschließlich auf elektronischem Wege ab. Falls Du das Register einsehen willst, findest du hier den Link.
Wann ist die Eintragung in das Handelsregister Pflicht?
Für z.B. Kleingewerbe und Freiberufler besteht keine Pflicht zur Eintragung in das Handelsregister. Es steht diesen jedoch frei aus eigenem Antrieb eine Eintragung in das Handelsregister vorzunehmen. Die Eintragung in das Handelsregister führt dann jedoch in jedem Fall dazu, dass man rechtlich mit einem Kaufmann gleichgestellt wird. Man genießt durch die Eintragung in das Handelsregister also sowohl die Pflichten, als auch die Rechte eines Kaufmanns.
Verpflichtet zum Eintrag in das Handelsregister sind hingegen alle Kaufmänner, jede OHG, jede GmbH und auch jede AG. Die Pflicht zur Eintragung in das Handelsregister tritt hier bereits mit der Anmeldung deines jeweiligen Unternehmens in Kraft.
Für alle anderen Rechtsformen und Unternehmen gilt, dass sobald sie einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordern, für sie auch die Eintragungspflicht in das Handelsregister gilt. Als Schwellenwert gilt hier ein Umsatz von 100.000€ im Jahr.
Was sind die Vor- und Nachteile eines Eintrags in das Handelsregister?
Auch wenn das Handelsregister eher als bürokratischer und zeitaufwendiger Nachteil erscheint, so bietet die Eintragung doch einen entscheidenden Vorteil: Dein Firmenname ist mit der Eintragung automatisch geschützt. Außerdem ist die Anwendung eines Firmennamens im Alltagsgeschäft nur rechtens, wenn das Unternehmen auch im Handelsregister eingetragen ist. Des Weiteren bringen Banken und andere Unternehmen, Firmen mit einem Eintrag im Handelsregister in der Regel mehr Vertrauen entgegen, was sich ebenfalls als profitabler Vorteil für dich herausstellen kann.
Allerdings hält das Handelsregister natürlich auch Nachteile bereit. Der wohl wichtigste Nachteil bildet hierbei eine speziell-kaufmännische Pflicht: Die Pflicht zur Bilanzierung. Dies bedeutet für dich eine Pflicht zur sogenannten doppelten Buchführung, die Pflicht jährlich eine Geschäftsbilanz auszustellen und ebenfalls ist es verpflichtend für dich jährlich eine Inventur zu erstellen. Dabei gilt für diese Bilanzen zudem noch eine Aufbewahrungspflicht von mindestens 10 Jahren. Ein weiterer Nachteil ist durch die Kosten gegeben, die für den Eintrag in das Handelsregister aufgewendet werden müssen (dazu weiter unten im Artikel genaueres). Außerdem gilt für in das Handelsregister eingetragene Unternehmer das HGB (Handelsgesetzbuch), was meist deutlich strengere Auflagen für das Unternehmen bedeutet.
Was wird im Handelsregister eingetragen?
Das Handelsregister besteht im Wesentlichen aus zwei Abteilungen die für unterschiedliche Gesellschaftsformen zuständig sind. Handelsregister „Abteilung A“ ist für Einzelkaufleute und Personengesellschaften (z.B. OHG oder KG) zuständig, während Handelsregister „Abteilung B“ für Kapitalgesellschaften wie die UG oder auch die GmbH oder zuständig ist.
Je nach Abteilung variieren dann auch die Daten die in das Handelsregister eingetragen werden müssen.
Bei Abtteilung A: Hier werden vor allem Sitz (Adresse) und Rechtsform eingetragen, aber auch der Inhaber. Je nach Rechtsform werden aber zudem die Gesellschafter oder die Höhe der Kommanditeinlage (bei einer KG) aufgeführt. Sollten Prokuristen eingesetzt oder abgesetzt worden sein, wird dies ebenfalls aufgeführt. Außerdem werden mögliche Haftungsausschlüsse (z.B. bei einer Geschäftsübernahme), Informationen zu aktuellen oder vergangenen Insolvenzverfahren, sowie die Eröffnung des Unternehmens und Auflösung eines Unternehmens aufgelistet.
Bei Abteilung B: Auch hier werden zu allererst der Sitz und die Rechtsform des Unternehmens eingetragen. Zudem werden die Höhe des Grundkapitals/Stammkapitals und die Geschäftsführer/Vorstandsmitglieder aufgeführt. Genau wie in der Abteilung A werden aber auch hier Informationen zu Insolvenzverfahren, Eröffnung und Auflösung des Unternehmens eingetragen.
Was ist vor der Eintragung zu beachten?
Da dein Firmenname mit der Eintragung in das Handelsregister rechtlich geschützt wird, solltest Du unbedingt vorher überprüfen ob dein Wunschname eventuell bereits vergeben ist. So können spätere Rechtsstreitigkeiten von vornherein ausgeschlossen werden. Bei der Recherche kann dir die Website des DPMA oder auch die IHK/Handwerkskammer behilflich sein.
Wie kann ich mich in das Handelsregister eintragen?
Für die Eintragung, bzw. Anmeldung, in das Handelsregister musst du dich an einen Notar wenden, da die Eintragung notariell beglaubigt erfolgen muss. Die notwendigen Informationen, die weiter oben im Artikel genannt sind, musst du deinem Notar dann natürlich für die Eintragung zukommen lassen. Darüber hinaus läuft die Eintragung jedoch komplett elektronisch ab.
Was ist nach der Eintragung zu beachten?
Nach der Eintragung in das Handelsregister bist Du quasi verpflichtet deinen Registereintrag aktuell zu halten. Das heißt bestimmte Ereignisse sind eintragungspflichtig, kommst du deiner Eintragungspflicht nicht nach drohen dir Bußgelder. Eintragungspflichtige Ereignisse sind z.B.:
- Firmenlöschung
- Änderung der Satzungen
- Stammkapital Erhöhung
- Sitzverlegung
- Personelle Veränderungen der Vorstandsmitglieder oder Geschäftsführer, sowie aktive Prokura
Mit welchen Kosten ist der Eintrag in das Handelsregister verbunden?
Die Kosten des Handelsregistereintrags schwanken mit der jeweiligen Rechtsform des Unternehmens das eingetragen wird. Für eine Personengesellschaft liegen die Kosten bei 200-300€, bei einer GmbH hingegen können die Kosten auch 500-800€ betragen.
Vorsicht Betrugsschreiben!
Viele Unternehmen bekommen nach der Eintragung in das Handelsregister Post mit Rechnungen von „Schein-Institutionen“ die sich entweder als Handelsregister oder als ähnlich offizielles und kostenpflichtiges Register ausgeben. Hierbei handelt es in der Regel um Betrugsversuche, die vor allem auftreten seit die Eintragungen im Handelsregister online für jeden einsehbar sind. Die Summen die hier abgefordert werden reichen hier bis in die vierstelligen Bereiche hinein.
Solltest Du solche unerwarteten Rechnungen bekommen, solltest Du unbedingt mit dem Handelsregister in Kontakt treten und auf diesem Wege überprüfen, ob es sich um eine seriöse Rechnung handelt.
Handelsregister Schritt-für-Schritt:
– Stelle sicher ob deine Unternehmung eintragungspflichtig ist
– Sollte deine Unternehmung nicht eintragungspflichtig sein, wäge die Vor- und Nachteile der Eintragung ab
– Solltest du eine Eintragung vornehmen wollen, suche einen Notar mit den notwendigen Informationen für den Eintrag in das Handelsregister auf
– Stelle sich das deine Handelsregistereinträge aktuell bleiben um unnötige Bußgelder zu vermeiden