Projektmanagement für Gründer

Frische Startups haben anfangs oft immer wieder mit den gleichen Problemen zu kämpfen. Bei den ersten Projekten z.B. verschätzen sich viele Startups leider nur allzu oft. Dabei sind es eben gerade jene Projekte, die der Gründung zum Durchbruch verhelfen können. Abweichung von geplanten Terminen oder Qualitätsstandards zählen dabei quasi zu den „Klassikern“ der Problemen.

Diese Probleme kann man aber oft schon im voraus vermeiden, in dem von Anfang an in größeren Projekten grundsätzlich und kontinuierlich Projektmanagement betrieben wird.

Im Projektmanagement erstellst Du eine spezifische Planung, die unter anderem deine Kosten-, Termin- und Zeit-Planung aufschlüsselt. Außerdem werden (gegebenenfalls) auch Absprache- und Abgabe-Terime mit den Kunden vorausgeplant. Das Projektmanagement umfasst im Grunde alle möglichen Formen der Planung, Steuerung und Überprüfung bis zum eigentlichen Abschluss eines Projektes. Mithilfe von Projektmanagement-Methoden kannst Du deine projektinternen Prozesse übersichtlicher und zielführender gestalten und Dir gleichzeitig unnötige Zeitverluste ersparen. Ein reibungsloses und sorgfältiges Projektmanagement kann für den Erfolg deiner Existenzgründung also ausschlaggebend sein.

 

 

Was genau ist eigentlich Projektmanagement?

Beim Projektmanagement geht es vor allem um die systematische Koordination aller Prozesse, die während eines Projekts auf dein Unternehmen zukommen werden. Das Projekt wird dabei in separate, logisch-ergänzende Teile gegliedert. Auf dieser Basis wird ein planvolles und systematisches Vorgehen im Projekt ermöglicht. Dadurch wird die Planung und Überwachung einzelner Abläufe für Dich wesentlich einfacher.

Außerdem umfasst Projektmanagement die Führung und Koordination in sämtlichen Bereichen des Projekts, das heißt, die Definition, Planung, Steuerung und Erreichen der angestrebten Ziele. Durch professionelles Projektmanagement werden Projektorganisation und Teamarbeit gleichermaßen optimiert, sodass zielorientierte und effektive Arbeiten gefördert wird.

Falls Du an dieser Stelle immer noch daran zweifeln solltest, dass Projektmangement für Dich und dein Unternehmen sinnvoll ist, habe ich dir im nächsten Kapitel noch einmal alle Pros&Contras kurz aufgeführt.

 

 

Vorteile und Nachteile von Projektmanagement

Die Vor- und Nachteile von Projektmanagement lassen sich eigentlich recht schnell aufschlüsseln. Der größte Nachteil des Projektmangements liegt vor allem in der Zeit die am Anfang des Projektmanagements, bzw. am Anfang des Projekts, aufgewendet werden muss. Der größte Vorteil liegt allerdings in der effektiven Zeit- und Kostenersparnis die sich dadurch am Ende von Projekten (und teilweise auch Prozessen) erst wirklich zeigen.

Allerdings bietet das Projektmanagement für Dich auch weitere attraktive Vorteile. Das planvolle Vorgehen kann nämlich auch für eine effektivere Kommunikation mit dem Auftraggeber, bzw. Kunden genutzt werden. So kannst Du Dir umfassende Anpassungen an die Kundenwünsche am eigentlichen Ende des Projekts ersparen. Außerdem kann zu jederzeit im Projekt überprüft werden ob das Projekt noch im Zeitplan liegt. Allerdings wird nicht nur die Kommuniaktion mit Kunden verbessert, sondern auch die interne Kommunikation im Unternehmen.

 

Projektmanagement Schritt-für-Schritt

Im Folgenden will ich Dir erklären, wie du in drei einfachen Schritten Projektmanagement innerhalb deiner unternehmensinternen Projekte praktisch anwenden kannst. Die Vorgehensweise habe ich für Dich so allgemein formuliert, dass sie sich im Grunde auf jedes beliebige Projekt innerhalb eines Startups übertragen lässt.

 

Schritt 1: Festlegen der Projektziele und des Teams

Am Anfang eines jedes Projekte steht die genaue Definition des Projektes und vor allem der Ziele des Projekts. Dabei gilt schon hier: Je genauer die Ziele definiert werden können, desto besser. Denn ohne die genauen Ziele des Projekts lässt sich auch schwer abschätzen welche Ressourcen aufgebracht werden müssen und wer für das Projekt in Frage kommt. Zum Festlegen von Zielen empfehle ich Dir das SMART-Prinzip.

An zweiter Stelle steht die provisorische Festlegung des Projektverantwortlichen. Das provisorische Team ist in diesem Fall notwendig um die weiteren Schritte im Projekt anzugehen. Dabei müssen sich alle Projektbeteiligten über die gemeinsamen Ziele Klaren sein, denn nur so könnt Ihr auch auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Im besten Fall erstellt Ihr bereits in dieser Phase des Projekts einen Projektstrukturplan, auf den Ihr euch im weiteren Verlauf des Projektes beziehen könnt. Ein guter Projektstrukturplan bietet nämlich in der Regel den perfekten Projekt-Überblick, ohne dabei zu viele Details darzustellen.

 

 

Schritt 2: Definierung der Teilaufgaben und Zwischenziele

Wenn die grundlegende Projektdefinition abgeschlossen ist, müssen die jeweilige Teilbereiche und Teilaufgaben festgelegt werden. Das Projekt soll dabei, je nach Bedarf, logisch in Teilaufgaben und Teilziele gegliedert werden. Basierend darauf werden Zwischenziele definiert. Im Idealfall rede ich hier von Zielen, die aufeinander aufbauen. Das heißt z.B. das für das Erreichen des dritten s.g. „Meilenstein“ erst einmal der zweite Meilenstein erreicht werden muss.

Sinnvoll kann es aber auch sein, bei Kundenprojekten Zwischenziele so zu definieren, dass auch die Kommunikation mit dem Kunden von Dir berücksichtigt wird. So kann bei einem Webseitenprojekt z.B. das Zwischenziel „Design“ festgelegt werden, um den Kunden noch vor dem eigentlichen Abschluss des Projektes eine aussagekräftige Zwischenversion des Projektes präsentieren zu können. Das hat den Vorteil, dass gegebenenfalls noch während des Projektes Anpassungen, basierend auf den Wünschen des Kunden, stattfinden können.

Wichtig bei den Zwischenzielen: Beachte auch hier das SMART-Prinzip. Vor allem sollten aber alle Ziele im Projekt terminierbar sein. Bei der Definition der Zwischenziele solltest Du also auch provisorische Fertigstellungstermine festlegen.

 

Im Anschluss daran werden alle Aufgaben des Projekts auf die eingebundenen Mitarbeiter aufgeteilt. Hierbei kommt es insbesondere auf die Verteilung der Aufgaben nach dem jeweiligen Knowhow der Mitarbeiter an. Bei größeren Projekten oder Unternehmen kann es auch notwendig sein, innerhalb des Projektteams noch einmal projektinterne Teams zu bilden (z.B. Team der Programmierer, Team der Designer und Team der Texter). In jedem Fall sollte aber ein Projektleiter festgelegt werden, der die Ziel- und Terminerfüllung überprüft, Prioritäten zuweist und die reibungslose Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Bereichen gewährleistet.

Speziell für diesen Teil der Planung lohnt es sich die angefertigte Planung professionell zu verschriftlichen, z.B. in einem Gantt-Diagramm.

Sind diese Planungs-Prozesse abgeschlossen, kannst Du mit der eigentlichen Projektarbeit beginnen.

 

 

Schritt 3: Das Management im Projektverlauf

Innerhalb des Projektes selbst muss natürlich die Ziel- und Terminerfüllung vom Projektleiter stetig überprüft werden (dabei kann es auch hilfreich sein sich mit Methoden der Qualitätssicherung auseinanderzusetzen). Denn beim Projektmanagement handelt es sich um einen dynamisch-ablaufenden Prozess. Das heißt für Dich: Mit der grundlegenden Planung ist das Projektmangement noch lange nicht abgeschlossen. Das Ende des Projektmanagement ist viel mehr identisch mit dem Ende des Projekt.

Werden Ziel-Termine nicht erreicht, kann es z.B. noch lohnenswert sein die Planung zu überarbeiten und die voraussichtlich spätere Abgabe dem Kunden mitzuteilen. Ist eine solche Entwicklung frühzeitig absehbar können auch eventuell noch Anpassungen vorgenommen werden um das Ziel dennoch rechtzeitig abzuschließen, in dem z.B. das Projektteam vergrößert wird oder die Prioritäten der Mitarbeiter neu zugewiesen werden.

 

 

Projektmanagement-Tipps kurz&knapp:

• In Projekten sollte von Anfang an mit Projektmanagement-Methoden gearbeitet werden
• Formuliere deine Ziele nach dem SMART-Prinzip
• Projektmanagement ist ein dynamischer Prozess, nach der Planung erfolgt erst die eigentliche Umsetzung des Projektmanagements
• Nutze das Erreichen verschiedenen terminierten Teilziele, bzw. Meilensteine, um Team- oder Auftraggeber-Besprechungen durchzuführen
• Mache dich, wenn möglich, mit Tools wie dem Gantt-Diagramm und Projektstrukturplan vertrau und nutze sie zur Dokumentation