Projekte SMART planen – Wie funktioniert das?

Das englische Wort „smart“ bedeutet übersetzt geschickt, schlau oder auch tüchtig. Möchte man ein Projekt smart planen, klingt das doch sehr vielversprechend, oder?
Die SMART-Formel wird in sämtlichen Seminaren immer wieder angepriesen. Doch was genau ist das eigentlich und wie baut sich diese Formel auf? Wie vermeidest du künftig Fehler beim Formulieren deiner Ziele?

Eine Zieldefinition ist das Wichtigste, wenn es darum geht ein Projekt zu managen. Die anzustrebenden Zieldimensionen sind Termineinhaltung, Ergebniserreichung und Ressourceneinhaltung.

Zeit/Termine: Hierbei geht es um Zeitziele. Wann beginnt das Projekt, wann muss es fertig sein? Gibt es fixe Termine, die der Kunde festgelegt hat? Welche Teilziele gibt es und bis wann sollten diese erreicht werden? …

Ressourcen/Kosten: Hierbei geht es um Kostenziele. In welchem Budget bewegt sich das Projekt? Was ist in Bezug auf die Kosten umsetzbar? Welche Qualifikationen stehen in Bezug auf die Mitarbeiter zur Verfügung? …
Ergebnisse: Wie sieht der genaue Leistungsumfang des Projektes aus? Welchen Qualitätsanspruch haben die gewünschten Ergebnisse?

Die Formulierung deiner Ziele und dass diese konkret und nachvollziehbar sind, ist sehr wichtig und es wird sich häufig nicht ausreichend damit beschäftigt. Oft ist es so, dass angebliche Ziele vielmehr Tätigkeiten sind, wie zum Beispiel eine hohe Qualität eines Produktes anbieten zu können. Diese Formulierung ist sehr vage und lässt zu viel Freiraum. Die Umsetzung aller Zieldimensionen ist nicht einfach, sollte aber bestmöglich umgesetzt werden. Um Ziele genau und für jedermann gleichermaßen verständlich zu formulieren, gibt es die SMART-Formel.

Aufbau der SMART-Formel – 5 Kriterien für eine gute Zielformulierung

Ein Ziel kann im Projektmanagement erst verwendet werden, wenn es bestimmte Kriterien erfüllt.
Im Endeffekt zeigt jeder Buchstabe eine Voraussetzung, die ein gut formuliertes Ziel erfüllen soll.  Dementsprechend ist die Herleitung des Begriffes SMART sehr logisch. In ihrem englischsprachigen Ursprung stehen die Buchstaben für Specific – Measurable – Achievable – Relevant – Timely.
Aber noch einmal ganz genau auf Deutsch erklärt:

Das S von SMART steht für Spezifisch

Genauigkeit und Handfestigkeit eines Zieles ist hier ausschlaggebend. Manchmal ist es bequemer sich bei der Zielsetzung nicht zu genau festzulegen, ja schon. Aber es ist wichtig, dass man Ziele konkret, eindeutig und präzise formuliert. Ein weiterer Tipp ist es, dass du die Ziele möglichst positiv formulierst. Durch eine positive Zielsetzung fällt es leichter, sich für dessen Umsetzung zu motivieren.

Das M von SMART steht für Messbar

Wichtig ist es, dass ein messbares Kriterium an das Ziel gesellt wird. Dadurch kannst du am Ende schauen, ob das Ziel erreicht wurde. Bei Zielen mit einer sehr langfristigen Umsetzung, ist es ratsam sich kleinere Teilziele zu setzen. So bleibt dein Team motiviert, weil es zwischendurch Bestätigung durch die Erreichung von kleinen Zielen erhält. Außerdem wird durch dieses Verfahren schnell klar, wenn die Umsetzung des Endzieles auf einem falschen Weg ist und kann früh genug umgeleitet werden.

Bei Zielen, die nach Qualität statt nach Quantität fragen, wird es schon ein bisschen komplizierter. Du als Teamleiter musst genau schauen, wann die gewünschte Qualitätsverbesserung eintritt und in welchem Umfang dieses geschieht.

Das A von SMART steht für Akzeptiert und Aktionsorientiert

Das Ziel sollte vom Projektteam akzeptiert werden, damit jedermann sich gleichermaßen mit viel Mühe einbringt. Es ist also vor allem wichtig, dass das Ziel den Vorstellungen aller gerecht wird. Nur so steigt die Aussicht auf Erfolg.

Zweitens muss aber auch genau feststehen, was zur Erreichung des Ziels nötig ist und getan werden muss – ein Aktionsplan. Dabei geht es um die Schritte Richtung Ziel und nicht darum, was vermieden werden soll.

Das R von SMART steht für Realistisch

Logischerweise arbeitet man motivierter, wenn das gesetzte Ziel realistisch und gut umsetzbar ist. Realistische Ziele werden besser vom Projektteam akzeptiert. Nicht falsch verstehen: Die Zielsetzung sollte dich und deine Teammitglieder schon fordern, nur muss man aufpassen, dass man sich nicht überfordert. Der Grad ist sehr schmal und muss mit Vorsicht behandelt werden. Der Aktionsplan ist dementsprechend hilfreich, um zu schauen, ob die geplanten Aktivitäten realistisch umsetzbar sind.

Das T von SMART steht für Terminierbar

Zeitangaben sind hilfreich bei der Umsetzung von Zielen und auch Teilzielen. Bis wann muss das erreicht werden? Auch hier gilt wieder: Bleib realistisch! Ein bisschen Zeitdruck ist gut, zu viel führt sehr schnell zu Überforderung…

 

Einhaltung der SMART-Regel

In den meisten Fällen ist es so, dass Ziele ganz automatisch realistischgesetzt werden und dadurch leicht akzeptiert werden können. So sind 2 von 5 Kriterien relativ simple erfüllt.

Allerdings erweist sich der Punkt der Messbarkeit immer wieder als sehr schwierig, weil unklar ist, wie man messen kann, ob ein Ziel zufriedenstellend erreicht wurde. Hierfür sind konkrete Messwerte, wie Termine oder Vergleichswerte nötig und man muss sich im Vorfeld fragen, welche davon nutzbar sind. Es muss nicht streng jedes Kriterium erfüllt werden, damit ein Projektziel gut formuliert ist… aber die Einhaltung eines Kriteriums begünstigt das Erfüllen eines anderen und so weiter.

Ein Beispiel wäre:

„Ich muss mehr auf meine Ernährung achten!“ – Sehr schwammige Formulierung, negative Formulierung. Wird wahrscheinlich schwer sich daran zu halten. Es fehlt eine genaue Startzeit oder ein konkretes Ziel…

„ Ab Mai achte ich darauf, dass ich nur noch frisch koche und verzichte vollständig auf Fertigprodukte und Fastfood, um fitter zu sein.“ – Ein Termin, eine genau formulierte Zielsetzung, eine positive Formulierung. Schon besser!

Hat die SMART-Regel Sinn?

Ein positiver Aspekt ist, dass man durch die Einhaltung der SMART-Regel sehr kontrolliert arbeiten kann und ggf. Fehler rechtzeitig korrigieren kann.
Die SMART-Regel hilft dabei Ziele gut zu formulieren, sodass ihre Umsetzung bestmöglich funktioniert. Zu viele Projektziele werden ungenau gesetzt und häufig wird dessen Erfolg dadurch eingeschränkt. Bestenfalls erfüllt deine Zielsetzung alle 5 Kriterien der SMART-Formel und schafft so eine gute Grundlage, um das Ziel zu erreichen.

Projekte SMART planen – Projektmanagement – Tools (PM)

Seitdem das Internet so präsent ist, gibt es auch zahlreiche Projekt-Management-Tools, die dir helfen deine Projekte smart zu planen. Sie bieten Unterstützung in den Aufgaben des Management und in der operativen Projektarbeit. Die erste erhältliche PM-Software war Microsoft Project. Inzwischen gibt es zahlreiche Anbieter, die sich beispielsweise in den Bereichen der Funktionalität oder Management-Ansatz voneinander unterscheiden. Die wichtige Gemeinsamkeit, die alle PM-Tools haben, ist die virtuelle Zusammenführung aller Projektmitglieder. Dadurch wird die Kommunikation gefördert und begünstigt die Zusammenarbeit innerhalb des Projektes.

Hier findest du verschiedene Beispiele für PM-Tools, wie z.B. das seit 2004 weltweit erfolgreiche Projektmangement-Tool „Basecamp“.

 

Ich hoffe du konntest dir bezüglich SMART und PM-Tools einen guten Überblick verschaffen und bist von nun an bereit deine Zielsetzung zu optimieren. Solltest du noch Fragen haben, stell sie uns einfach in den Kommentaren.