Das Fahrtenbuch – Darauf solltest Du achten

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Das Fahrtenbuch

Als einer der bekanntesten Vorteile der Selbstständigkeit gilt für viele Leute, ganz selbstverständlich, der eigene Firmenwagen. Aber: Wenn Du als Selbstständiger einen Firmenwagen besitzt, den Du auch für private Zwecke nutzt, bist Du verpflichtet diesen auch zu versteuern. Es ist nicht möglich einen Wagen, den Du auch privat nutzen willst, vollständig als Firmenwagen zu abrechnen zu lassen. Zur Ermittlung des zu zahlenden Betrags kann entweder die „1%-Regelung“ benutzt werden oder ein Fahrtenbuch geführt werden. Welche Option sich für dich eher lohnt, wie Du das herausfindest und wie du ein eigenes Fahrtenbuch führst erfährst du im folgenden Artikel. Außerdem habe ich im hier und am Ende des Artikel eine Vorlage für dein Fahrtenbuch angehängt, damit Du im Anschluss an den Artikel direkt mit der Führung deines Fahrtenbuchs beginnen kannst.

 

Wann muss ich ein Fahrtenbuch führen?

Ein Fahrtenbuch muss grundsätzlich immer dann geführt werden, wenn Du einen Firmenwagen besitzt der auch für private Zwecke genutzt wird. Gerade bei Einzelunternehmern geht das Finanzamt aber oft schon automatisch davon aus, dass Du deinen Firmenwagen eben auch privat nutzen wirst. In diesem Fall wird dann von dir verlangt mit der Führung eines Fahrtenbuchs das Gegenteil beweisen. Der Grund dafür ist, dass Du dir einen nicht rechtsgemäßen Vorteil verschaffst, wenn Du ein als Firmenwagen angemeldetes Auto hauptsächlich privat nutzt.

Das Fahrtenbuch hält fest wie viele Kilometer dein Auto gefahren ist und zu welchem Anteil diese Fahrten betrieblich oder privat waren, da nur betriebliche Fahrten später auch als Betriebskosten angegeben werden können. Die private Nutzung hingegen entspricht einem sogenannten „geldwerten Vorteil“, der versteuert werden muss.

Falls Du deinen Wagen jedoch mehr als zur Hälfte privat nutzt, bist Du generell dazu verpflichtet ein Fahrtenbuch zu führen und kannst keinen Gebrauch von der 1%-Regelung machen.

 

Die Alternative: Die 1%-Regelung

Wenn kein Fahrtenbuch geführt wird, das Auto aber dennoch privat genutzt wird, greift generell immer die 1%-Regelung, eine weitere Alternative gibt es für Dich leider nicht. Bei der 1%-Regelung muss monatlich 1% des „Bruttolistenneupreis“ deines jeweiligen Fahrzeugs wie eine Betriebseinnahme versteuert werden. Der einzige wirkliche Vorteil dieser Methode ist, dass keine Zeit für die Fahrtenbuchführung aufgewendet werden muss. Jedoch ist die 1%-Regelung meist deutlich teurer als die Führung eines Fahrtenbuchs. Hier gilt: Je weniger Du dein Fahrzeug privat nutzt, desto ungünstiger ist die 1%-Regelung für dich. Dies liegt daran, dass Du im Vergleich mit einem Fahrtenbuch wesentlich mehr Ausgaben steuerlich absetzen könntest. Zu beachten ist außerdem, dass die 1%-Regelung sich auch dann auf den Bruttolistenneupreis bezieht, wenn dein Auto schon älter ist oder gebraucht gekauft wurde. Das dein Auto in der Regel weniger wert ist als der Bruttolistenneupreis spielt also keine Rolle.

 

Um dir die die Entscheidung zwischen den beiden verschiedenen Methoden zu erleichtern, habe ich im weiter unten nochmal für Dich zusammengetragen, wie man die Kosten der jeweiligen Methoden berechnet. So kannst du die Kosten vergleichen und möglicherweise an Hand des Kostenfaktors deine Entscheidung zwischen den beiden Regelungen treffen.

 

Beispielrechnung

Ausgangssituation:
Betriebseinnahmen 120.000 € % Betriebsausgaben 60.000 € = Gewinn 60.000 €; Grenzsteuersatz 42 % (Spitzensteuersatz)

Beispielhafte 1-% Regelung -Rechnung
Herr Mustermann hat seinen Wagen für 90.000 € gebraucht gekauft. Der Listenneukaufpreis des Wagens beträgt allerdings 100.000 €. Mit der 1%-Regelung berechnen sich Herr Mustermanns zu zahlende Steuern wie folgt:

100.000 : 100 = 1000

1000 x 12 = 12.000€

Es sind hier also 12.000€ als Nutzungsentnahme zu versteuern, der Betrag der Nutzungsent. Wenn Herr Mustermann einen Steuersatz von 35% zahlt berechnet sich der zu zahlende Steuerbetrag so: 12.000 : 100 x 35 = 4.200

Herr Mustermann muss mit der 1%-Regelung also jährlich 4.200€ für seinen Firmenwagen bezahlen.

Beispielhafte Fahrtbuchmethoden-Rechnung
Neben 15.000 € Abschreibungen (1/6 von 90.000 €) fielen noch 12.000 € laufende Kfz-Kosten an (Benzin, Versicherung usw.) das sind insg. 27.000€. Von den Fahrten beträgt der betriebliche Anteil 90% (wobei der Wert tatsächlich mit Hilfe des Fahrtenbuchs nachweisbar ist) privater Anteil 10%. Für Herrn Mustermann ergibt sich somit eine zu versteuernde Nutzungsentnahme von:

10 % von 27.000 € = 2.700 € zu versteuernde Nutzungsentnahme pro Jahr. Wenn Herr Mustermann einen Steuersatz von 42 % berechnet sich der endgültige Betrag wie folgt: 2700 : 100 x 42 = 1.134€. Damit muss Herr Mustermann 1.134€ Steuern für seinen Wagen im Jahr zahlen.

Fazit: In diesem Fall würde sich für Herrn Mustermann die Fahrbuchmethodik eindeutig besser rechnen.

 

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Wie führe ich mein Fahrtenbuch?

Wenn du dich für die Führung eines Fahrtenbuchs entscheidest, solltest du unbedingt beachten, dass du die notwendigen Informationen möglichst früh und vollständig überträgst. Des Weiteren sollten die eingetragenen Werte unter keinen Umständen im Nachhinein geändert werden. Auch darfst Du keine Fahrten über mehrere Tage einfach „zusammenfassen“, im schlimmsten Fall kann Dir dies. Falls doch einmal nachträgliche Änderungen nötig sind sollten diese Änderungen auf jeden Fall sichtbar sein (also altmodisches Durchstreichen statt Nutzung von Tintenkillern oder Tipp-Ex).

Folgende Datenangaben sind in deinem Fahrtenbuch auf jeden Fall zu berücksichtigen:

  • Startort und Zielort
  • Datum
  • Genauer Grund der Fahrt (Wenn du zu einem Kunden oder Geschäftspartner fährst sollte auch aufgeführt sein um wen genau es sich handelte)
  • Fahrer des Wagens
  • Kilometerstand am Anfang und am Ende der Fahrt
  • War die Fahrt betrieblich oder privat?
  • Wenn du Umwege benutzt hast: Welche Begründung lag dafür vor?

Für private Fahrten muss natürlich eingetragen werden, dass die Fahrt privat ist und die jeweiligen Kilometerstände vor Beginn und am Ende der Fahrt müssen natürlich auch übertragen werden. Dies reicht aber völlig aus, mehr Einträge musst Du für deine privaten Fahrten nicht vornehmen.

Da das Fahrtenbuch vom Finanzamt überprüft wird, solltest Du auf jeden Fall sicherstellen, dass Du alle Eintragungen gewissenhaft durchgeführt hast. Findet das Finanzamt Unstimmigkeiten wird dein Fahrtenbuch verworfen und wieder die 1%-Regelung angewendet.

 

 

Sollte ich das Fahrtenbuch handschriftlich oder elektronisch führen?

Normalerweise wird das Fahrtenbuch handschriftlich geführt. Das Interesse an der elektronischen Fahrtbuchführung steigt jedoch stetig. Mittlerweile gibt es Möglichkeiten die elektronische Fahrtenbuchführung direkt im Fahrzeug verbauen zu lassen, Fahrtenbuchgeräte an die Bordsteckdose zu montieren oder das Fahrtenbuch per App zu führen. Allerdings sollte man dabei unbedingt beachten das Apps und Geräte auch konform mit den Normen des Finanzamtes arbeiten. Denn eine falsche Funktionsweise oder Bedienung deiner Anwendungen gilt für das Finanzamt nicht als ausreichende Begründung für eine fehlerhafte Fahrtbuchführung.

Falls Du dich also für eine elektronische Fahrtenbuchführung entscheidest, ist es ratsam anfangs parallel noch ein handschriftliches Fahrtenbuch zu führen um sicherzustellen, dass du später auf keinen Fall Probleme mit dem Finanzamt bekommen kannst. Stellt sich deine elektronische Fahrtenbuchführung als langfristig zuverlässig heraus, kannst du dann dazu übergehen dein handschriftliches Fahrtenbuch wegzulassen.

Falls Du dich bereits zu diesem Zeitpunkt für die Führung eines handschriftlichen Fahrtenbuches (oder für die Führung eines Fahrtenbuches mit Excel) entschieden hast, findest du hier nochmal den Link zu einer Vorlage für dein Fahrtenbuch.

 

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Sonderfälle beim Fahrtenbuch

Das Finanzamt ist bei der Fahrtenbuchführung hart, Ausnahmen gibt es nicht. Wir haben dir hier ein paar scheinbare Sonderfälle zusammengestellt, die aber vom Finanzamt dennoch nicht gesondert behandelt werden.

  • Dein Fahrtenbuch wurde zerstört oder ist verloren gegangen: Wenn dein Fahrtenbuch nicht mehr auswertbar ist, wird wieder die 1%-Regelung anwendet.
  • Dein Fahrtenbuch ist nicht vollständig: Werden in deinem Fahrtenbuch Unstimmigkeiten entdeckt wird ebenfalls die 1%-Regelung angewendet. Das Gleiche passiert übrigens auch falls dein Fahrtenbuch unvollständig sein sollte.
  • Dein Firmenwagen ist ein Leasingfahrzeug: Ein geleastes Fahrzeug wird vom Finanzamt grundsätzlich genauso behandelt wie ein Fahrzeug das vollständiges Firmeneigentum ist. Die Leasingrate, sowie Kosten für Kraftstoff und Inspektionen, Versicherungen etc. können als Betriebsausgaben steuerlich abgesetzt werden. Der Anteil den du das Fahrzeug privat nutzt, muss allerdings ganz regulär versteuert werden. Das Leasing eines Fahrzeugs wirkt sich also nicht steuermindernd für dich aus.

 

 

Das Fahrtenbuch zusammengefasst

Generell musst Du nur dann ein Fahrtenbuch führen, wenn du dein Fahrzeug auch privat nutzt. Da das Finanzamt dies, speziell bei Einzel- und Neugründungen, aber häufig unterstellt, muss meist dennoch ein Fahrtenbuch geführt werden um zu belegen, dass der Firmenwagen eben nicht privat genutzt wird.

Die Führung des Fahrtenbuchs kann jedoch recht zeitintensiv ausfallen. Es ist also sinnvoll wenigstens einmal auszurechnen wie viel man mit einem Fahrtenbuch, im Vergleich zur 1%-Regelung, an Steuern zahlen muss. So kannst Du abwägen in wie weit die Geldersparnis mit der für die Fahrtenbuchführung extra aufgewendeten Zeit im Verhältnis steht und auf Basis dieser Zahlen deine Entscheidung treffen.

 

–> Hier direkt zur Fahrtenbuchvorlage

 

 

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