Selbstmanagement – Der Weg zum strukturierten Erfolg

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Selbstmanagement als Motivationsbombe – Die perfekte Ergänzung zum Zeitmanagement

 

Bevor wir zum Selbstmanagement kommen, sollte erstmal das übliche Zeitmanagement unter die Lupe genommen werden. Je mehr man am Tag erledigt, desto besser. Das klingt doch nach einem guten Grundsatz. Man könnte also denken ein ausgereiftes und gut durchdachtes Zeitmanagement ist das, was uns alle zum Erfolg führen kann. Das volle Leistungsspektrum! Super. Aber wie lange hält man das aus? Schließlich liegt in unserem Leben sehr, sehr viel Arbeit vor uns und vor allem im Regelfall auch viele, viele Jahre lang. Klar sollte man aus der Zeit, die man hat, das Beste rausholen. Keine Frage. Aber manchmal kann man, egal wie gut man seine Zeit plant, nicht mehr erledigen als der Tag hergibt. Schnell kommt Druck auf und unsere Energie ist schneller aufgebraucht, als wir erwartet haben. Es ist nämlich leider so, dass durch Überforderung sehr schnell jegliche Motivation schwindet. Wir können alle nichts daran ändern, dass der Tag nur 24 Stunden hat. Und manchmal kann man eben auch nichts dafür, dass gewisse Dinge dazwischenkommen, die uns unerwartet Zeit rauben, die wir aber unbedingt hätten nutzen müssen. Aber Moment… das ist nicht ganz richtig! Denn an dieser Stelle kommt das Selbstmanagement ins Spiel. Mit Motivation und Elan an die Sache ranzugehen und genau dadurch das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Und das ganz ohne den klassischen Druck des Zeitmanagements. Durch ein gutes Selbstmanagement können wir nämlich Situationen verhindern, die uns kostbare Zeit „rauben“.

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Vereinfacht ausgedrückt geht es beim Selbstmanagement darum, dass du es schaffst, deine Einstellung und Arbeitsweise zu optimieren. Das heißt vor allem auch, dass du lernst Dinge besser zu strukturieren und zu planen. Darum geht es eben viel weniger darum, dass du in kürzester Zeit so viel wie möglich schaffst… es ist viel wichtiger, dass du verhinderst, dass Schusseligkeiten zu verlorener Zeit führen. Eine falsch erledigte Aufgabe, weil du im Stress nicht richtig hingehört hast. Zu wenig Benzin im Tank, um zum weitentfernten Termin zu fahren. Du verfährst dich, weil du dir die Route vorher nicht richtig angeschaut hast… die Liste ist endlos. Und daran können wir arbeiten! Wir können Zeit nicht wirklich managen, weil die unkontrolliert abläuft. Aber wir können uns selbst managen, sodass wir in der verfügbaren Zeit die beste Leistung erbringen. Und damit meine ich auch, dass wir nicht unmotiviert am Schreibtisch hängen und uns stundenlang mit der Arbeit quälen! Durch ein gesundes Selbstmanagement ermöglichen wir uns, ohne Überforderung und „Kein Bock“-Einstellung durch den Tag zu gehen. Weil, glaubt mir, man viel mehr schafft, wenn man motiviert an die Sache rangeht und nicht permanent fürchterlich gestresst ist.

Aber was bedeutet Selbstmanagement jetzt genau?

Selbstmanagement ist in erster Linie, wie schon gesagt, sich selbst zu organisieren. Und zwar so, dass man Arbeit so effizient wie möglich hinter sich lassen kann.
Außerdem spielt das selbstständige Setzen von Zielen eine wichtige Rolle. Hierbei ist es wichtig, dass man die Zielsetzung sinnvoll angeht. Was bringt es, wenn die Erreichung des Zieles völlig unrealistisch ist und bloß für puren Stress sorgt… Wichtig ist dementsprechend auch, dass man sich einen guten Plan macht, wie man am besten zum Ziel kommt. In beiden Fällen gilt: Unerreichte Ziele sind unberechenbare Motivationskiller! Schließlich braucht jeder Mensch ab und an Bestätigung in dem, was er tut. Sonst hören wir damit auf oder sind nur noch mies gelaunt. Das will ja auch keiner.
Damit wir unsere Ziele erreichen, müssen wir selbst dafür sorgen, dass wir geduldig und vor allem diszipliniert an ihnen arbeiten. Ein gutes Selbstmanagement beinhaltet also auch, dass wir nicht aufgeben, weil es schwierig wird, sondern an uns glauben! Dafür ist es vor allem auch wichtig, dass wir das Wesentliche im Augen behalten und uns nicht durch kleinere Hürden abschrecken lassen. Der Fokus ist wichtig! Sich nicht ablenken zu lassen von unwichtigen Dingen. Wir wollen das erreichen, also schaffen wir das auch! Dafür ist es ganz besonders wichtig, dass du abschätzt welche Aufgabenerledigungen wichtiger sind als andere. Was muss zuerst erledigt werden? Was ist gar nicht so wichtig? Was kann warten? Dadurch entsteht ein strukturiertes Ganzes, bei dem du das Wichtigste zuerst abharkst. Das fühlt sich gut an!

Ein weiterer wichtiger Punkt beim Selbstmanagement ist der Überblick! Um deine Fortschritte auch immer vor Augen zu haben, solltest du regelmäßig überprüfen, ob alles nach Plan läuft und die Zieldefinition eingehalten wird. Auch das fühlt sich gut an!
Das Selbstmanagement führt hier in erster Linie dazu, dass du dich gut orientieren kannst, nicht vom Weg abkommst und du so sozusagen stets auf Kurs bleibst.
Es gibt in Bezug auf Selbstmanagement gewisse Methoden, die du anwenden kannst. Diese solltest du dann natürlich beherrschen. Ein Beispiel wäre die SMART-Regel, um deine Ziele so zu definieren, dass sie auch erreicht werden. Hierrüber haben wir bereits einen ausführlichen Artikel verfasst.

Und noch etwas ganz Wichtiges zum Selbstmanagement: Denk immer daran, dass du nie zu alt bist Neues zu erlernen! Sei also stets offen für neue Fähigkeiten. Geht nicht gibt’s nicht. So ein alter Spruch, aber in vielen Fällen ist er einfach wahr! Man muss sich nur immer vor Augen halten, dass man alles lernen kann, wenn man will! Selbst jemand, der sich selbst als super unmusikalisch einschätzt, könnte bei dem richtigen Lehrer das Gitarre spielen erlernen! Talent ist hierbei vielleicht wertvoll, aber nicht notwendig.
So ähnlich ist es auch im Selbstmanagement. Man lernt nie aus. Man ist nie perfekt. Keiner wird jemals perfekt sein. Auch du nicht. Aber wenn du stets an dir arbeitest und dich nicht zum Sturkopf entwickelst, „weil doch sowieso alles blöd ist“, kannst du alles schaffen.
Du merkst, worauf ich hinauswill: Motivier dich selbst! Ein wirklich sehr wichtiger Punkt im Selbstmanagement. Du kannst es, du schaffst es, du wirst dieses Ziel erreichen! Nur wenn du es schaffst, dich selbst voran zu treiben, wirst du es auch bis nach vorne schaffen. Andere können dich zusätzlich motivieren und das ist vollkommen okay. Aber die größte Motivation solltest du dir stets selber sein. Aber vergiss nicht, dass du dich nicht unter Druck setzen solltest. Das führt nämlich zum genau gegenteiligen Ereignis. Du entwickelst Selbstzweifel und bist drauf und dran alles hinzuschmeißen. Nur weil andere noch mehr arbeiten als du, heißt das nicht, dass du nicht gut arbeitest! Du musst verstehen, dass es nicht wichtig ist, wie hart oder wie viel man arbeitet, sondern wie effektiv! Zum Selbstmanagement gehört auch ein gesundes Maß an Selbstdisziplin. Und Selbstbewusstsein. Sei aber stets vorsichtig, dass das nicht in Selbstüberschätzung endet!

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3 Methoden zum Selbstmanagement

Durch die richtigen Methoden zum Selbstmanagement erhältst du gleichzeitig auch die nötige Menge an Selbstmotivation. Das beste Beispiel ist es ja, dass du durch das Setzen von richtigen Zielen immer kleine Erfolge erfährst und dadurch nie der Eindruck entsteht, dass du nicht richtig vorankommst. Zack, du bist motiviert!

1) Die SMART-Regel beim Selbstmanagement

Über die SMART-Regel gibt es übergeordnet zu sagen, dass sie dir dabei hilft, deine Ziele nach bestimmten Regeln zu formulieren. Das führt dazu, dass deine Zieldefinition klar ist und du bestmöglich daran arbeiten kannst. Nur so wird es auf Dauer klappen, deine Motivation zu behalten. Projekte SMART zu planen ist eine super Methode!
Über SMART sage ich in diesem Artikel aber nicht mehr, da du hier zum ausführlichen Artikel kommst. Dort findest du alles, was du zum Thema wissen musst.

2) Die Pomodoro Technik beim Selbstmanagement

Hier kommen wir zu einer Technik, die in allen Lebenslagen Anwendung findet. Von der nerven Hausaufgabe, über das Lernen für eine Prüfung und später im Arbeitsleben… Ein Haufen Arbeit, aber du schaffst es einfach nicht anzufangen. Dir fehlt der letzte Funken… Ich kenne das noch vom Lernen für die Schule. Man schiebt es so lange vor sich her, bis man lernen MUSS, weil die Prüfung morgen ist. Aber das ist nicht Sinn der Sache und macht am Ende mehr Stress, als es hätte sein müssen. Denn man verschwendet wertvolle Zeit, in der man darunter leidet eine Aufgabe erledigen zu müssen, aber es nicht tut. Und die Dinge, die wir stattdessen erledigen bringen uns in unserer Aufgabe nicht weiter und kosten nur Zeit, die wir für sie bräuchten. Fernsehen, Handy, Rumplaudern mit Kollegen/Freunden… Du bist die ganze Zeit unter Stress, anstatt das Ganze einfach abzuharken und dich danach entspannen zu können. Aber ja, leichter gesagt als getan… oder? Wenn du die Pomodoro Technik anwendest, schaffst du es deine Motivation wiederzufinden und das Ganze einfach anzupacken! Entwickelt wurde sie von Francesco Cirillo und wurde in den 80er Jahren als beliebte Methode für das Selbstmanagement angesehen. Aber wie du siehst, kannst du diese Methoden in sämtlichen Lebenssituationen anwenden, bei denen du keine Motivation findest. Alles was du dafür brauchst ist ein Pomodoro Timer. Im klassischen Sinne kannst du dir einfach einen ganz normalen Küchentimer besorgen. Hier ist übrigens auch der Name entstanden, weil die Eieruhr die Form einer Tomate hatte und Pomodoro das italienische Wort für Tomate ist.
Oder du machst es etwas moderner und auf dem digitalen Weg. Auf Seiten wie www.tomato.es oder als App (Flat Pomodoro für Apple/IOS oder ClearFocus: Pomodoro Timer für Google/Adroid) findest du gute Timer.

So geht’s :

  1. Aufschreiben, was es alles zu erledigen gibt/ du teilst die große Aufgabe in verschiedene Blocks – kurz, knapp und übersichtlich
    2. Du arbeitest 25 Minuten an den Aufgaben (1 Arbeitseinheit)
  2. Du machst 5 Minuten Pause nach einer Arbeitseinheit
  3. Du machst nach vier Arbeitseinheiten eine 30minütige Pause.Wichtig: Während der Arbeitsphasen müssen alle Ablenkungen oder mögliche Störfaktoren aus dem Weg geräumt sein. Handy weg, Tür zu, Telefon auf lautlos… du musst dich konzentrieren! Und zwar auf dich und deine Arbeit.

Und warum funktioniert das? Naja, weil du erstmal überhaupt anfängst. Und das ist bekanntlich ja das schwerste. Durch die vielen kleineren Aufgaben, kommt dir das Gesamte nicht so überwältigend vor. Außerdem weißt du schon zu Beginn, dass die nächste Pause bald ansteht. Und das motiviert!
Dazu kommt, dass du dich in der Arbeitsphase vor allen Störungen schützt. Das bedeutet, dass du deine Zeit effektiv nutzt und nicht 10 von 25 Minuten bei Facebook rumscrollst. – Da wären wir nämlich bei Zeitverschwendungen, die nicht sein müssen!
Und zu guter Letzt motivieren die Pausen dich nicht nur, sondern helfen dir auch die nötige Konzentration beizubehalten. Schließlich bekommst du regelmäßig die Gelegenheit sie neu aufzuladen.

2) ALPEN-Methode beim Selbstmanagement

ALPEN steht für Aufgaben aufschreiben, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen und Nachkontrolle. Das sind die 5 Schritte zu einer erfolgreichen Tagesplanung nach Lothar Seiwert.

1. Du schreibst deine Aufgaben auf
Meistens ist es so, dass man Dinge, über die man nicht aufhören kann nachzudenken, einfach aufschreiben muss. Das hilft den Kopf freizubekommen und ruhiger zu werden. Du wirst es merken! Schreib am Vortag auf, was du am nächsten Tag erledigen musst und erledigen möchtest.

  1. Schätz ein, wie viel Zeit pro Aufgabe in Anspruch genommen wird

Wie gesagt hat der Tag nur 24 Stunden. Schau also, dass du dir nicht zu viel aufträgst. Das deprimiert dich nur. Versuche also zu schätzen, wie lange die jeweilige Aufgabe dauert und setz dir Zeitlimits. Bei Terminen, von denen du Datum und Uhrzeit kennst, kannst du das Ganze ganz einfach aufschreiben.
Ansonsten ist das Abschätzen von benötigter Zeit manchmal schwierig. Du musst versuchen es so realistisch wie möglich zu halten, damit kein enormer Zeitdruck entsteht. Es wird mit der Zeit leichter fallen, nämlich wenn wir auf gewisse Erfahrung zurückgreifen können.

3. Pufferzeiten einplanen, um Fehleinschätzungen einzudämmen

Also, da es am Anfang noch sehr schwer fallen wird, die richtigen Einschätzungen zu treffen, ist es wichtig, Puffer einzuplanen. So verhindert ihr, dass ihr durch zu wenig eingeplante Zeit aufeinmal doch schrecklichen Zeitdruck bekommt oder eure Aufgabe nicht schafft. Außerdem kommt es ja immer wieder vor, dass unerwartete Dinge passieren, die Zeit kosten. Lass den Computer rumspinnen oder was sonst immer alles so geschieht, wenn man es am wenigsten braucht.
Deshalb ist es sehr, sehr wichtig nicht den ganzen Tag für die Aufgaben einzuplanen. Nach der ALPEN-Methode heißt es, dass man in seinem Arbeitstag 60% für Aufgaben und Termine reservieren soll und 40% als Zeitpuffer.
So lässt du dich durch nichts aus der Ruhe bringen.

  1. Entscheidungen treffen und Prioritäten setzen
    Merk dir direkt einmal, dass es nicht immer möglich sein wird, alle Aufgaben an einem Tag zu erledigen. Dafür ist unsere Zeit zu begrenzt. Es heißt, dass man sich pro Tag maximal 3 Prioritäten setzen sollte, die man auf jeden Fall erledigen muss. Gibt es dann noch andere Erledigungen, warten die bis danach oder müssen verschoben oder abgegeben werden. Entscheide dich also zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dingen.
  2.  Nachkontrolle: Wie erfolgreich war dein Tag?
    Die Nachkontrolle ist dafür da, um zu schauen, inwieweit du den Tag gemeistert hast. Kannst du Dinge noch besser machen, besser planen? Frag dich also: Hab ich alles erledigt, was oberste Priorität hatte? Hatte ich genug Zeit, waren Pufferzeiten vorhanden? Hatte ich Schwierigkeiten? Was kann ich das nächste Mal noch besser machen?Das „Problem“ bei der ALPEN-Methode ist, dass sie sich doch sehr auf Zeitmanagement bezieht und sich nur zur Tagesplanung eignet. Andererseits ist sie dadurch sehr simple und kann problemlos umgesetzt werden. Du wirst lernen Zeiten richtig einzuschätzen oder dir genug Notfallzeit einzuräumen.
    An sich musst du einfach ausprobieren, ob dir die Methode hilft, wichtige Aufgaben zu erledigen. Gerade für den Anfang von Zeitmanagement ist dies ein guter Lehrer. Durch das Abharken von Aufgaben wird dir auffallen, dass du stolz auf deine Leistung bist und gleich motivierter in den nächsten Tag startest.Das hört sich alles sehr viel an, aber im Endeffekt wird es dir mit der Zeit immer leichter fallen. Das A und O ist es, sich die richtigen Ziele zu setzen. Mit der Ziellinie vor Augen läuft man automatisch schneller!

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1 Kommentar
  1. Jonas von JustStartUp Henne sagt

    4.5

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